Pourquoi utiliser un ERP ?
Date de publication : 23.04.2019
L’ERP : un outil indispensable pour la gestion administrative et la gestion de la production de votre PMI/TPI !
Votre entreprise est en croissance ? Vous avez des projets de développement ? C’est le moment de structurer l’ensemble de vos process. Pour ce faire, l'ERP (Enterprise Ressource Planning - ou PGI en français, Progiciel de Gestion Intégré) est tout indiqué ! Il permet en effet d’administrer l’ensemble des processus opérationnels en intégrant plusieurs fonctions de gestion. Autrement dit, l’ERP représente la « colonne vertébrale » d’une entreprise.
Focus sur des modules incontournables de l’ERP, qui vous permettront de faciliter la gestion administrative et d’optimiser la gestion de la production de votre entreprise !
FACILITER LA GESTION ADMINISTRATIVE
Un ERP permet de centraliser l'information nécessaire aux différents services et métiers de l’entreprise et donc d’assurer une meilleure visibilité globale, avec un accès des collaborateurs concernés à l’ensemble des données en temps réel.
Ainsi, du point de vue comptable, nombreuses sont les fonctionnalités de l’ERP : facturation électronique avec suivi automatique, rapport de bénéfices, bilan ou encore état des flux de trésorerie. Il est également possible de filtrer les informations, de les annoter et de comparer les donnéestrès facilement.
L’ERP est également un allié précieux des services RH : recrutement, gestion des congés, suivi de formation, paie, reversements comptables, feuilles de temps, l’ERP met à disposition des logiciels centralisant et simplifiant les processus de gestion des dossiers.
L’ERP peut également être facilement interfacé avec un CRM(Customer Relationship Management) pour améliorer la gestion commerciale via des modules degestion des ventes, des commandes, création de devis, suivi des réclamations... Le CRM permettant, quant à lui, de suivre précisément les demandes des prospects, de rester en contact avec les clients et d'organiser les rendez-vous.
OPTIMISER LA GESTION DE LA PRODUCTION
Choisir et déployer un ERP a également pour but d'améliorer l'efficacité et la transparence des différents processus de la chaîne de production.Cela englobe les achats, l'approvisionnement, la fabrication, le contrôle des stocks, les ventes, en passant par le contrôle des coûts, la qualité… La centralisation des données permet un suivi optimisé à tous les niveaux.
L’ensemble des informations utiles aux différents services de l’entreprise sont fournies de façon que chaque collaborateur puisse savoir en temps réel où porter ses efforts, pendant que les décideurs s’appuient sur des tableaux de bord et comparatifs pour arbitrer, avec à leur disposition, l’ensemble des données nécessaires.
L’accès à l’ERP « en mobilité », c’est-à-dire via smartphone, tablette… permet enfin aux collaborateurs d’intervenir dans des délais raccourcis et, là encore, de gagner en efficacité et ainsi de stimuler la productivité de l’entreprise.
Utiliser un ERP permet sans conteste un gain de temps considérable, qui profite indiscutablement au business de l'entreprise en augmentant ses performances globales. Sachez néanmoins que la migration vers un ERP est une véritable stratégie d'évolution qui nécessite de prendre des précautions à la fois humaines et techniques. Avant d'opter pour un outil, il est indispensable de s'assurer qu’il sera bien compatible avec vos équipements informatiques existants et, le cas échéant, d'intégrer le coût d'une remise à niveau du parc. Il faudra également prévoir du temps pour mettre en place votre ERP (de 6 mois à un an en moyenne) puis accompagner les collaborateurs à son utilisation via un plan de formation adapté.
COMMENT CHOISIR LE BON ERP ?
Le marché propose aujourd’hui pléthore de solutions, il s’agit donc de faire le bon choix pour votre entreprise. Pour ce faire, quelques points de vigilance :
Dresser un panorama de l’existant
Votre futur ERP devra être interfacé avec les outils existants de votre système d’information, sous peine de devoir tout bouleverser. Vérifiez donc au préalable sa compatibilité avec les outils utilisés dans les différents services de votre entreprise (CRM, outil de gestion RH, certains outils de gestion comptable que vos salariés voudraient conserver…).
Anticiper vos futurs besoins
Vous ne changerez pas d’ERP l’année prochaine, ni même dans cinq ans ! Avant de jeter votre dévolu sur un ERP, il faudra donc déjà savoir se projeter et vérifier que la solution choisie pourra évoluer avec le développement de votre entreprise.
Se renseigner sur le support aux utilisateurs
Le succès de votre ERP sera en partie lié à son adoption facile et rapide par ses utilisateurs mais aussi via le suivi des demandes dans le temps. Il est donc important de savoir si votre prestataire propose une aide à la prise en main et des formations sur le long terme.
Choisir la même solution que votre concurrent ou partenaire
C’est une très mauvaise idée ! Votre ERP doit être adapté aux besoins de votre entreprise et de ses collaborateurs, et surtout pas l’inverse ! Faites un audit des besoins/demandes/attentes de vos collaborateurs et soumettez-les aux prestataires que vous aurez sélectionnés, c’est la meilleure façon d’obtenir une solution personnalisée.
Être trop généraliste
Cette solution « multi-options » utilisée par tous et partout dans le monde devrait correspondre à vos besoins ? Pas forcément ! Renseignez-vous sur les solutions spécifiques à votre univers métier.
Signer avec le plus offrant
Il promet monts et merveilles au tarif le plus bas ? Méfiez-vous ! Un ERP représente un investissement conséquent, mais lorsqu’il est parfaitement bien choisi, le ROI ne se fait pas attendre. N’hésitez pas à demander aux prestaires pressentis la possibilité de faire un test avec vos données, pour mieux appréhender les fonctionnalités et les apports de l’outil (et éventuellement d’identifier de nouveaux besoins !).