Métiers
Assistant / Assistante de direction
L'assistant de direction assiste un ou plusieurs responsable(s), afin de faciliter et optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration avec ce(s) dernier(s), il est la personne de confiance qui organise, coordonne et suit l'ensemble des activités visant à le seconder.
- Secrétaire de direction
- Attaché de direction
- Assistant de direction bilingue, trilingue
- Secrétaire de direction bilingue, trilingue
Famille Métier
Gérer - AdministrerCode(s) ROME proche(s)
M1604 - Assistanat de direction
Activités principales
Il soutient efficacement le responsable en gérant son emploi du temps, ses communications et ses tâches quotidiennes, lui permettant de se concentrer sur ses responsabilités principales.
- Préparation des dossiers nécessaires aux missions, gestion et archivages des documents
- Gestion de l'agenda, des appels téléphoniques et du courrier
- Préparation et organisation de la logistique de différents événements et déplacements professionnels
- Organisation et coordination des tâches avec les membres de l'équipe et plus largement avec les différentes parties prenantes
- Suivi de certains budgets et gestion des notes de frais
- Réalisation des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérification de la conformité des livraisons
Différents Contextes du Métier
Les tâches de l'assistant de direction varient et sont transversales et présentes dans toutes les filières et activités.
- Aéronautique : Organisation de la visite d'une délégation de clients potentiels à l'usine de production pour leur présenter les processus de fabrication des aéronefs
- Électrique, Électronique et Numérique : Planification et organisation des réunions de suivi des projets de recherche et de développement en matériel électronique
- Cycle : Organisation et archivage des documents et des informations professionnelles du directeur du site de production de cycles, en garantissant leur accessibilité et leur sécurité
Grace à de nombreuses technologies, l'assistant de direction peut organiser efficacement son travail, gérer les communications et les projets, et soutenir efficacement les dirigeants et les équipes.
- Logiciels : utilisation de logiciels de traitement de texte et de présentation pour créer et éditer des documents professionnels, des présentations et des rapports utilisation de la reconnaissance vocale pour accélérer la saisie de texte
- Outils de communication et de collaboration : utilisation de plateformes de messagerie instantanée, des courriels pour échanger rapidement des informations avec les responsables ou les équipes
L'assistant de direction n'est pas directement impliqué dans les aspects techniques du développement d'un produit ou d'un processus mais son soutien administratif et organisationnel en permet la gestion efficace à toutes les étapes de son cycle de vie.
- Conception : Gestion des documents et des informations liés au projet de conception d'un produit nouveau, tels que les rapports, les présentations, les budgets, les contrats, etc. afin qu'ils soient accessibles aux membres de l'équipe
- Industrialisation : Soutien administratif des équipes d'industrialisation incluant la planification des réunions, la gestion de la correspondance, l'organisation des plannings, etc
- Production : Communication interne et externe, auprès d'un responsable de production, relai des informations entre les différentes parties prenantes, rédaction des comptes rendus de réunions, circulation des informations
L'assistant de direction doit prendre en compte différentes normes et réglementations dans l'exercice de ses fonctions.
- Propriété intellectuelle / industrielle : participation à la rédaction des procédures de brevetabilité, homologation, dossiers de certification
- Norme Européenne : respect des règles sur la collecte, le traitement et le stockage des données personnelles des utilisateurs- Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)
Compétences Métier
info
Cette rubrique met en avant les principales macro-compétences et compétences associées, nécessaires à l’exercice du métier.
Les compétences sont présentées selon 3 catégories : techniques, transverses et comportementales.
Techniques
Assurer la gestion administrative
Assurer le support au responsable et aux équipes
Maîtriser les outils administratifs et de communication
Transverses
Promouvoir une démarche d'amélioration continue
Participer à un travail collaboratif efficace
Être à l'aise dans les situations délicates
Comportementales
S'adapter à des situations diversifiées
Instaurer un relationnel de confiance
Intégrer une méthode d'organisation
Les métiers proches
info
Il s’agit des proximités les plus directes et réalisables dans un avenir raisonnable, moyennant une formation de 18 mois maximum.
L’évolution peut être :
une provenance. Il est possible d’accéder au métier-objet de la fiche depuis ce métier proche.
et / ou une destination. Il est possible d’accéder à ce métier proche depuis le métier-objet de la fiche.
une provenance. Il est possible d’accéder au métier-objet de la fiche depuis ce métier proche.
et / ou une destination. Il est possible d’accéder à ce métier proche depuis le métier-objet de la fiche.
Voies d'accès possibles au métier
Liste non exhaustive, à titre indicatif.
Diplômes
- BTS - Gestion de la PME
- BTS - Support à l'Action Managériale
- BUT - Gestion des entreprises et des administrations
Titres professionnels / titres à finalité professionnelle
- TP - Assistant de direction