Assistant spécialisé / Assistante spécialisée

Métiers

Assistant spécialisé / Assistante spécialisée

L'assistant spécialisé assiste un ou plusieurs responsables d'un domaine spécifique afin de faciliter et d'optimiser la gestion du service. Pour son secteur d'activité (commercial, achat, etc.), il assure un soutien en fournissant des informations et des solutions adaptées aux besoins des responsables et collaborateurs du service.

Appelé aussi :
  • Assistant de gestion
  • Assistant technique
  • Assistant commercial
  • Assistant chef de projet
  • Assistant Ressources Humaines
  • Assistant de recherche

Famille Métier

Code(s) ROME proche(s)

M1605 - Assistanat technique et administratif

Activités principales

Il joue un rôle dans le soutien opérationnel et administratif de la personne qu'il assiste, en assurant la gestion de son emploi du temps, de ses communications et de ses tâches quotidiennes.

  • Soutien administratif et organisationnel à l'équipe et/ou au(x) responsable(s) : planification d'agenda, gestion des documents…
  • Coordination des tâches avec les membres de l'équipe et plus largement avec les différentes parties prenantes
  • Participation à la résolution des problèmes opérationnels du service
  • Préparation et organisation de la logistique de différents événements et déplacements professionnels liés à l'activité
  • Veille et analyse des tendances du secteur

Différents Contextes du Métier

Les tâches de l'assistant spécialisé varient et sont présentes dans toutes les filières et activités. Il est spécialisé dans un domaine spécifique (RH, logistique, import/export, …)

  • Ferroviaire : Coordination des plannings d'interventions sur les infrastructures et les équipements ferroviaires, en prenant en compte les impératifs de sécurité et de disponibilité du réseau
  • Médical : Compilation de la documentation technique et réglementaire requise pour chaque produit, comprenant les rapports d'essais cliniques, les certifications de conformité, les autorisations de mise sur le marché, les étiquetages et les instructions d'utilisation
  • Naval : Collecte et archivage des documents techniques et administratifs liés aux navires, en veillant à une accessibilité optimisée

En règle générale, les assistants spécialisés utilisent des outils et des logiciels adaptés aux besoins et aux exigences spécifiques de leur domaine d'expertise

  • Big Data : utilisation de bases de données en ligne pour l'assistant de recherche
  • Logiciels : utilisation de logiciels de gestion de documents juridiques pour l'assistant juridique
  • Outils de communication et de collaboration : utilisation de traitement de texte, de planification et de calendrier pour l'assistant administratif

L'assistant spécialisé peut intervenir à différentes étapes du cycle de vie d'un produit ou d'un processus, en fonction de ses domaines d'expertise.

  • Conception : soutien administratif, recherches de marché, documentation des spécifications du produit ou du processus
  • Exploitation : suivi des progrès, gestion des documents de production et résolution des problèmes logistiques ou administratifs
  • Production : participation à l'organisation de la production en aidant à établir des calendriers, à coordonner les ressources nécessaires, à assurer la communication entre les différentes équipes

Les normes et réglementations auxquelles un assistant spécialisé doit se conformer dépendent principalement du domaine dans lequel il exerce.

  • Propriété intellectuelle / industrielle : participation à la rédaction des procédures de brevetabilité, homologation, dossiers de certification
  • Règlementation européenne : respect des règles sur la collecte, le traitement et le stockage des données personnelles des utilisateurs- Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)

Compétences Métier info

Cette rubrique met en avant les principales macro-compétences et compétences associées, nécessaires à l’exercice du métier.

Les compétences sont présentées selon 3 catégories : techniques, transverses et comportementales.

Techniques

Assurer la gestion administrative

Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
Rédiger des supports de communication : notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…
Organiser le tri et l'archivage des documents importants : collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information

Assurer le support au responsable et aux équipes

Gérer les appels téléphoniques et les demandes de contacts
Organiser et suivre les réunions
Gérer les plannings et les déplacements

Maîtriser les outils administratifs et de communication

Maitriser les outils de bureautique standards et spécifiques
Utiliser des outils collaboratifs et de communication : Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise…
Maîtriser l'ERP de son entreprise

Transverses

Conduire et intégrer une veille stratégique et professionnelle

Surveiller de manière continue les normes et la réglementation, les tendances du marché et les bonnes pratiques dans son domaine professionnel
Encourager l'adoption de nouvelles approches, techniques et outils pertinents pour le métier et pour l'équipe
Intégrer les informations et les avancées pertinentes et insuffler de nouvelles méthodes dans le domaine d'activité de l'entreprise

Promouvoir une démarche d'amélioration continue

Proposer des solutions et améliorations techniques et organisationnelles
Être attentif aux propositions des autres participants
Être pro actif dans la mise en place des nouvelles solutions et propositions

Participer à un travail collaboratif efficace

Participer à des retours d'expérience avec ses collaborateurs
Communiquer et coordonner ses activités avec les différents intervenants du réseau interne et externe
Développer l'entraide sur la résolution de cas complexes

Comportementales

S'adapter à des situations diversifiées

Adapter sa méthodologie en fonction du projet et en prenant en compte divers paramètres (budget, clientèle cible, planning, etc.)
Adapter son organisation à la diversité, à l'incertitude et à la complexité des situations
Se montrer agile et proactif dans ses démarches (intrapreneuriat)

Instaurer un relationnel de confiance

Assurer une communication ouverte et transparente pour favoriser la confiance mutuelle
Transmettre efficacement les informations pertinentes aux parties prenantes
Développer un environnement de travail collaboratif où chaque partie prenante peut contribuer de manière efficace et productive

Intégrer une méthode d'organisation

Identifier et satisfaire les enjeux et objectifs du projet
Se montrer méthodique et cerner le périmètre d'un projet
Hiérarchiser et ordonnancer ses étapes de travail

Les métiers proches info

Il s’agit des proximités les plus directes et réalisables dans un avenir raisonnable, moyennant une formation de 18 mois maximum.

L’évolution peut être :

  • une provenance. Il est possible d’accéder au métier-objet de la fiche depuis ce métier proche.

  • et / ou une destination. Il est possible d’accéder à ce métier proche depuis le métier-objet de la fiche.

Voies d'accès possibles au métier

Liste non exhaustive, à titre indicatif.

Diplômes

  • BTS - Gestion de la PME
  • BUT - Gestion Entreprises et Administrations
  • Licence professionnelle - assistant de manager
  • Licence professionnelle - gestion administrative
  • Licence professionnelle - gestion PME-PMI

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