Métiers
Assistant spécialisé / Assistante spécialisée
L'assistant spécialisé assiste un ou plusieurs responsables d'un domaine spécifique afin de faciliter et d'optimiser la gestion du service. Pour son secteur d'activité (commercial, achat, etc.), il assure un soutien en fournissant des informations et des solutions adaptées aux besoins des responsables et collaborateurs du service.
- Assistant de gestion
- Assistant technique
- Assistant commercial
- Assistant chef de projet
- Assistant Ressources Humaines
- Assistant de recherche
Métier accessible aux personnes ayant suivi ce ou ces niveaux de formation (cf. "cadre européen des certification")
CAP
Niveau 3
BAC
Niveau 4
BAC +2
Niveau 5
BAC +3
Niveau 6
BAC +5 et +
Niveau 7 et +
Famille Métier
Gérer - AdministrerCode(s) ROME proche(s)
M1605 - Assistanat technique et administratif
Activités principales
Il joue un rôle dans le soutien opérationnel et administratif de la personne qu'il assiste, en assurant la gestion de son emploi du temps, de ses communications et de ses tâches quotidiennes.
- Soutien administratif et organisationnel à l'équipe et/ou au(x) responsable(s) : planification d'agenda, gestion des documents…
- Coordination des tâches avec les membres de l'équipe et plus largement avec les différentes parties prenantes
- Participation à la résolution des problèmes opérationnels du service
- Préparation et organisation de la logistique de différents événements et déplacements professionnels liés à l'activité
- Veille et analyse des tendances du secteur
Différents Contextes du Métier
Les tâches de l'assistant spécialisé varient et sont présentes dans toutes les filières et activités. Il est spécialisé dans un domaine spécifique (RH, logistique, import/export, …)
- Ferroviaire : Coordination des plannings d'interventions sur les infrastructures et les équipements ferroviaires, en prenant en compte les impératifs de sécurité et de disponibilité du réseau
- Médical : Compilation de la documentation technique et réglementaire requise pour chaque produit, comprenant les rapports d'essais cliniques, les certifications de conformité, les autorisations de mise sur le marché, les étiquetages et les instructions d'utilisation
- Naval : Collecte et archivage des documents techniques et administratifs liés aux navires, en veillant à une accessibilité optimisée
En règle générale, les assistants spécialisés utilisent des outils et des logiciels adaptés aux besoins et aux exigences spécifiques de leur domaine d'expertise
- Big Data : utilisation de bases de données en ligne pour l'assistant de recherche
- Logiciels : utilisation de logiciels de gestion de documents juridiques pour l'assistant juridique
- Outils de communication et de collaboration : utilisation de traitement de texte, de planification et de calendrier pour l'assistant administratif
L'assistant spécialisé peut intervenir à différentes étapes du cycle de vie d'un produit ou d'un processus, en fonction de ses domaines d'expertise.
- Conception : soutien administratif, recherches de marché, documentation des spécifications du produit ou du processus
- Exploitation : suivi des progrès, gestion des documents de production et résolution des problèmes logistiques ou administratifs
- Production : participation à l'organisation de la production en aidant à établir des calendriers, à coordonner les ressources nécessaires, à assurer la communication entre les différentes équipes
Les normes et réglementations auxquelles un assistant spécialisé doit se conformer dépendent principalement du domaine dans lequel il exerce.
- Propriété intellectuelle / industrielle : participation à la rédaction des procédures de brevetabilité, homologation, dossiers de certification
- Règlementation européenne : respect des règles sur la collecte, le traitement et le stockage des données personnelles des utilisateurs- Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)
Compétences Métier info Principales macro-compétences et compétences associées nécessaires à l'exercice du métier
Techniques
Assurer la gestion administrative
Assurer le support au responsable et aux équipes
Maîtriser les outils administratifs et de communication
Transverses
Conduire et intégrer une veille stratégique et professionnelle
Promouvoir une démarche d'amélioration continue
Participer à un travail collaboratif efficace
Comportementales
S'adapter à des situations diversifiées
Instaurer un relationnel de confiance
Intégrer une méthode d'organisation
Les métiers proches
info
Il s’agit des proximités les plus directes et réalisables dans un avenir raisonnable, moyennant une formation de 18 mois maximum. L’évolution peut être une provenance (il est possible d’accéder au métier-objet de la fiche depuis ce métier proche) ET/OU une destination (il est possible d’accéder à ce métier proche depuis le métier-objet de la fiche).
Voies d'accès possibles au métier
Diplômes
info
Liste non exhaustive, à titre indicatif
- BTS - Gestion de la PME
- BUT - Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA)
- Licence professionnelle - gestion administrative
- Licence professionnelle - gestion PME-PMI
- Licence professionnelle - assistant de manager